「詳細は田中さんに確認」——その田中さんは、もういない

引き継ぎ書を開く。項目はちゃんと埋まっている。でも、いちばん知りたいところに、こう書いてある。

詳細は田中さんに確認

その田中さんは、先月で退職している。

辞めた人しか知らないことが、どの会社にもあります。契約の更新時期、取引先ごとの事情、例の件の経緯。全部、本人の頭の中と、本人のPCの中。

引き継ぎ書が「間に合わない」3つの理由

引き継ぎがうまくいかないのは、前任者が不親切だからではありません。たいてい、次の3つが重なっています。

1. 書く時間が、最後まで空かない

退職や異動が決まっても、通常業務は止まりません。引き継ぎ書に手をつけられるのは、たいてい最終出社日の数日前。そこで書けるのは「手順」だけです。

2. 何を書けばいいか、本人にも分からない

毎日やっていることは、本人にとって当たり前になっています。そして当たり前になったことは、思い出せません。「言われれば分かるが、聞かれないと出てこない」——これが引き継ぎの正体です。

3. 判断の理由は、文章になりにくい

「この取引先には請求書を月末締めで送る」は書けます。でも「なぜそうなったのか」は書けません。経緯は、本人の記憶の中にしかないからです。

実際に困るのは、手順ではない

引き継ぎ後に手が止まるのは、だいたいこの辺りです。

• 契約の更新時期と、前回の更新で何を交渉したか
• 取引先ごとの事情（この会社は電話が早い、この会社は書面が必要）
• 値引きの前例と、そのときの理由
• 一度トラブルになった案件の経緯と、落としどころ
• 社内の誰に聞けば話が早いか

どれも「資料」ではなく「文脈」です。そして文脈は、メールの中、チャットのログの中、本人のPCのデスクトップの中に、ばらばらに散っています。引き継ぎ書に転記されることは、まずありません。

今日からできる、3つのこと

1. 引き継ぎ書に「経緯」の欄を足す

手順の欄の下に、1行でいいので「なぜこうしているか」を書く欄を作る。様式を変えるだけなので、今日できます。これだけで、残るものの質が変わります。

2. 退職・異動が決まった時点で、PCの中身を共有場所に移す

最終出社日の直前ではなく、決まった時点で。「整理してから移す」と考えると、間に合いません。まず移す。整理は後からでもできます。

3.「前任者に聞く」を「どこかに残す」に変える

人に紐づいた情報は、その人がいなくなった瞬間にゼロになります。残す先は、担当者以外も検索できる場所であることが条件です。本人のPCの中では、残したことになりません。

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